【ペーパレス】のメリット、デメリットと進め方は？

以前の記事での読書ですが最近ではamazon kindle
unlimitedで毎月定額の読み放題を活用することが
増えました。
もし紙の本で郵送されていたと考えると恐ろしい量
です。かさばって最終的にはゴミになります。そう
考えるとペーパレスって便利だなぁと思って今日の
記事を書いてるところです。



①　ペーパレスって何だ？

【ペーパレス】と聞くとどんなことをイメージしますか？

僕は単純に

【今まで紙で出ていたもの】

が

【電子データ】

に置き換わったものと思っています。別にPDFだけじゃ
なくて例えば手書きの帳簿をexcelにしたり手書きの
文書をwordにしてみたりプレゼンのスライドをパワポ
にしてみたり（最近では手書きのスライドの方が珍しい
ですが・・・）と、手でﾎﾞﾘﾎﾞﾘ書いてたのをソフトや
ツールを使って作成したものだと思っています。

作ったものを紙出力していたら意味ないですが・・・



②　ペーパレスのメリット

さて、このペーパレスのメリットをいくつか挙げて
みたいと思います。


A　紙出力を止めることによる経費の削減

会社で何気なくプリンタで出力している一枚当たり
の料金って計算したことありますか？
出力するのがモノクロorカラー、レーザーorインク
ジェット、出力用紙等によって差はでますが

モノクロ：　5円/1枚
カラー：　10円強/1枚

となります。これ結構、怖いですよね。規模の大きい
会社だとランニングコストだけでかなりの金額になる
はずです。

尚、コピー用紙節約のために裏紙を使うという人もい
ますが、紙出力自体を止めた方が遥かに費用対効果が
あります。ちなみに裏紙の利用は紙詰まりなどプリンタ
そのものにダメージを与える可能性があるのでオススメ
しません。

B　検索が容易

例えば何ページもある本から【〇〇〇】というワード
を検索する場合、紙だと付箋を貼ったり、マーキング
したりする必要があります。
電子データだと大抵の場合、検索ボタンがありますから
検索ワードを入れてﾎﾟﾁｯっとするだけで探していたとこ
ろにたどり着けます。探す時間もコストと考えると経費
の節減に該当します


C　情報共有が可能

紙で出力した場合、指定の場所に保管されますよね。
そうなると例えば会社の書庫に保管しているとなる
とそこまで行かないと情報を取得できません。
仮に電子データをクラウドに保管した場合は出先でも
デバイスと通信環境さえあればどこからでも情報に
アクセスできます。

【クラウドに保存するのはちょっと・・・】という
方は社内サーバに保管しておけば出先からは難しいで
すが書庫までﾄｺﾄｺ歩く手間は省けます。

セキュリティレベルの設定によって

・　どこから
・　誰でも

閲覧することが可能なので情報共有が進みますね。



③　ペーパレスのデメリット

ここまで書くと

【ペーパレスでみんなハッピー！】

と言いたいところですが残念ながら自分も実践して
みてデメリットと言わざるを得ない場面に遭遇します。



A　書き込めない

電子データの場合、ソフトを導入すれば文字を書き込
めたり付箋を貼ったりできるのですが基本的には紙に
ｻｻｯと書き込むより手間が増えます。

また紙なら図を起こしたりを手書きでｻｻｯと出来るところ
をツールを使って図を起こすので慣れてないと思うような
図にならないところが欠点です。



B　工程が2以上あると慣れがかなり必要

読書や閲覧物など、【読んで終わり】の工程が
1つのものに対しては問題ないのですが、例えば


【A書面のaデータ】

が

【B書面のbデータ】

に転記が出来ているか


と【見て】さらに【そのデータが指定の場所にデータが
来ているか】


という工程が2以上になっているときは紙ならば
付箋をﾍﾟﾁｬﾍﾟﾁｬ貼って確認したりページをめくったり
ですぐ確認できるのですが電子データですとモニタを
二つ抱えてデュアルディプレイにしてみたりしないと
結構、辛いです。



C　大事なところが一目でわかりづらい

例えば大事なところに紙だと付箋を貼ったりして
読み返してみるときに付箋は出っ張っているので
一目でわかりますよね。

電子データの場合、一応できなくはないですが

【あれ？あの文言どこにあったっけ？】

となると付箋やアンダーラインをどこに引いたかを
呼び出して、それをクリックして・・・

と案外、手間がかかります。紙だと1工程でたどり着
いていたものが2工程以上かかります。



④　何からペーパレスを進めるべきか？

メリットとデメリットを見ていきましたが現行では
まだまだ紙と電子データが混在している状態です。
ではペーパレスに移行するとしてどんな書類から手を
つければいいのか。


個人的には社内報あたりが

・　読むだけ（工程が一つ）
・　みんなに情報共有が必要
・　失くしても（本当はダメですが）ダメージが低い


という理由でオススメです。全員分を印刷して
配布していたら大変です。お金と時間の無駄です。


いかがでしょうか。すべてをいきなり変えるのは
難しいですが出来ることからコツコツ取り組んで
いくと数年後には差がでますよ。ちなみに僕はモニタ
を2つ使っていますがそろそろ3つ目が欲しいです。。。



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　今日のwriter： y.hori 
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